Retour d’expérience : Migration Google Apps

Comme beaucoup de personnes j’utilisait déjà à titre personnel un certain nombre d’outil Google (Gmail, Drive, Agenda, …). C’est pourquoi dans mon travail je me suis tourné tout naturellement vers les outils google mise à disposition afin de gérer les différentes interactions entre nos services.

Au début…

Je suis chef de projet web dans une société prometteuse, commencé il y a moins de 3 ans avec 2 personnes, et comptant maintenant plus de 3 agences, 12 salariés sans parler d’un grand nombres de partenariats nous permettant d’offrir un panel complet de service à nos clients. Pour ma part je ne suis rentré dans l’agence il y a un peu plus d’un an.

Il faut bien imaginer le parcours qui a été fait en moins d’un an du point de vue structurel des dossiers clients de l’entreprise. Lors de mon arrivée un dossier client consistait à une double feuille avec des questions rempli de notes indéchiffrables par le studio de création et dont les informations ne correspondant la plupart du temps pas avec les vrais besoins pour le création d’un site web.

Mise en place d’une structure par les outils Google

Au fur et à mesure, j’ai pu mettre en place plusieurs dossier sur Google Drive (sur mon compte personnel) partagés avec divers autre comptes google créer pour chacun des développeurs, commerciaux, et partenaires. De la même façon un agenda partagé à été mis en place, enfin un Formulaire dynamique (créer à partir du drive) et mis en relation avec un plugin permettant la création automatique d’un Google Documents reprenant les éléments de réponse du formulaire pour les mettre en forme. Enfin plusieurs Google Sheet on été partagés avec les différents services afin de gérer nos suivis de production des dossiers clients.

Nous avions donc à ce moment un espace de travail partagé et complet permettant l’interaction, la gestion des droits, et le suivi de l’ensemble des dossiers.

Mais alors pourquoi passer à Google Apps ?

Pour 2 raisons principales : les mails et la gestion des comptes utilisateurs.
Effectivement à ce moment notre parc de gestion mail étant asse hétéroclite :

  • des adresses mails sur deux serveurs différents (avec plusieurs domaines)
  • des adresses mails sur Gandi
  • des adresses mails personnelle sur Gmail

L’idée étant ici de réunir l’ensemble des adresse mails de l’entreprise sous une même bannière afin de pouvoir gérer l’ensemble sous un même outil.

De la même façon lorsqu’il arrive qu’un salarié quitte l’entreprise, il nous faut nous prévenir de la possible suppression des éléments du drive dont le salarié en question est « propriétaire ».

Car c’est là qu’est le problème principal des outils Google : la gestion des propriété, imaginer qu’un salarié étant parti de la société puisse alors à l’aide de son compte personnel supprimer tout les fichiers des clients dont il a eu la charge.

La migration

Il faut que cette migration se passe évidemment sans interruption de service (cela va sans dire…), pour cela il faut donc procéder par ordre. Et migrer service après service l’ensemble des éléments tout en prenant en compte les temps de migration nécessaire pour chacun de ses éléments.

S’inscrire aux Google Apps avec l’essai des 30 jours gratuits

La première action est évidemment de s’inscrire au Google Apps à l’aide de l’essai gratuit de 30 jours. Cependant il faut faire attentions lors de cette inscription de ne PAS effectuer toutes les étapes de l’assistant d’installation.

En effet celui-ci vous demandera de changer les Zones MX liées à votre nom de domaine et permettant ainsi d’orienter les mail liées à votre domaine sur les serveurs de Google. Le problème qu’il y a avec cette redirection c’est qu’a ce moment les anciens mails reçu sur les différents services cité ci-dessus n’ont pas été repris il nous faut donc …

Migrer les anciens mails

En premier lieux il nous faut créer les différents utilisateurs, puis il y a 2 méthodes qui vous permettrons de transférer vos anciens mails vers vos nouvelles boites. Il vous faudra utiliser l’une d’elle fonctions de la configuration de vos anciennes boites mail.

SOIT : Vos messages sont uniquement disponible sur votre client mail

Dans le cas ou vous avez configuré un client mail (Outlook, Thunderbird, ou autres..) en POP avec suppression des mails du serveur et que vous souhaitez récupérer ces mails sur votre nouvelle boite mail, il vous faudra ajouter cette nouvelle boite (configuré en IMAP) à votre client mail puis simplement déplacer les dossiers d’une compte à un autre.

SOIT : Vos messages sont disponibles sur votre ancien le serveur mail

Afin de transférer les mails de votre ancienne boite mail à votre nouveau compte Google Apps, il vous faudra vous identifier à celui-ci puis en vous rendant vous dans l’onglet Paramètres > Comptes et importation,  ajouter-y l’ancien compte email correspondant via l’option Consulter les messages des autres comptes (avec le protocole POP3). 

Attention : Cette procédure peut être longue en fonction du nombre de mail à transférer (pour l’exemple sur l’une des boite, il m’a fallu plus de 2,5 jours pour transférer 2.5Go de mails – environ 8800 mails)

Migrer les éléments du drive

Pour le coup, du fait que le la gestion des propriété des document sur Google Drive est réellement limitative, il y a pas réellement de solution permettant le transfert direct d’un dossier/document d’un compte à un autre.

Cependant nous pouvons avoirs recours à une astuce qui va bien nous servir : Installer l’application Google Drive pour MAC/PC

L’idée ici, étant de récupérer l’ensemble des éléments liées à un ou plusieurs anciens comptes Google personnels pour les re-publier sur un nouveau compte créer avec les Google Apps. Pour cela télécharger l’application Drive sur MAC ou PC et identifiez vous avec l’un des anciens compte ayant accès à l’ensemble des documents partagés afin de synchroniser l’ensemble de ses dossier avec votre disque dur.

Une fois la synchronisation terminer, déconnectez vous de votre ancien compte Google Personnel et re-connectez vous à l’aide de votre nouveau compte Google Apps, l’application Drive de re-synchronisera alors vos document dans le sens inverse en vous mettant vous en tant que propriétaire. (Attention cependant avec l’offre de Base des Google Apps vous ne disposez que de 30Go d’espace par compte).

Maintenant que la synchronisation et le transfert de propriété s’est effectué, vous pouvez à nouveau re-créer les droits d’accès à vos fichiers/dossier avec les nouveau comptes utilisateurs créer précédemment sous Google Apps.

Changer les MX et effectuer les redirections mail

Nous sommes maintenant prêt à effectuer la migration des Mails, dans le cas ou vous souhaitez effectuer cette migration le plus rapidement possible, je vous invite à vous connecter le jour précédent la migration à votre registrar, puis de changer le pour le domaine concerné les TTL de vos enregistrement MX à 3600. Cela permettra changer le délai de propagation à 1 heure au lieux des habituel 24H (Attention cependant de remettre la valeur original après que la migration soit effectuée).

Afin de rediriger les mails vers les serveurs Google, connecter à l’interface d’administration de votre registrar, puis supprimer tout les enregistrement MX, pour les remplacer par ceux ci-dessous.

Attention : en fonction de la configuration de votre registrar il se peut qu’il vous faille ajouter un « . » (sans les guillemets) à la fin des valeurs des enregistrement ( ex: ASPMX.L.GOOGLE.COM deviendra ASPMX.L.GOOGLE.COM. )

Nom/hôte/alias Valeur TTL (Time to Live*) Type d’enregistrement Priorité Valeur/réponse/destination
Vide ou @ 3 600 MX 1 ASPMX.L.GOOGLE.COM
Vide ou @ 3 600 MX 5 ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM
Vide ou @ 3 600 MX 5 ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM
Vide ou @ 3 600 MX 10 ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM
Vide ou @ 3 600 MX 10 ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM

Une fois la redirection MX mise en place vous pourrez alors :

  • Mettre en place les redirections de vos différentes boites mails vers les nouvelles (à utiliser dans le cas ou vous aviez plusieurs domaines que vous souhaitez regrouper sous un seul) tel que le cas suivant : si votre ancienne boite était nom.prenom@domaine1.com et que votre nouvelle boite gérer avec les google apps correspond à nom.prenom@domaine.com
  • Pensez également une fois cette migration effectuer à vous connecter à chaque comptes mail enregistrer avec votre compte Google Apps afin de supprimer la consultation de votre ancienne boite mail POP que vous aurez peut-être configurer précédemment.

Conclusion : Les plus et les moins

Votre migration s’est finalement bien passé vous pouvez maintenant informer tous les collaborateurs des changements. (le plus dur étant ici de changer leurs habitudes … 😉 )

Les plus

Je ne m’étendrais pas ici sur le choix des outils google d’un point de vue collaboratif pour une entreprise, car même si google nous offre une des meilleure plate-forme de travail collaboratif tous ces outils sont déjà disponible à travers un compte personnel standard.

Globalement (malheureusement ?) les Google Apps ne vous offre que 4 choses supplémentaire face aux compte personnels, mais même limités celles-ci deviennent vite indispensables dans en environnement de travail en entreprise :

  • Plus d’espace : 30Go à la place des 15Go de base (de plus si vous avez plus de 5 comptes, et pour 8€ par comptes à la place de 4€ vous pourrez bénéficier d’un compte Google Apps unlimited avec un espace de stockage illimité)
  • La main sur les comptes email liées à votre compte google apps (j’entend par là, la possibilité de modifier le password et de supprimer le compte)
  • La possibilité de gérer vos mails directement par les serveur Google avec leur anti-spam (probablement le meilleur du marché) et Gmail en prime (personnellement je n’utilise pas de client mail souvent peu pratique et très peu design).
  • Enfin, le principal intérêt étant de pouvoir transférer la propriété de l’ensemble des document Google Drive d’un compte à un autre à travers votre interface d’administration Google Apps

Les moins

Malheureusement, cette version « payante » de Google via leurs Google Apps m’a au final plutôt déçu par les possibilités qu’elle offre en terme de gestion.
En effet, je dois dire que je m’attendais globalement à bien plus de souplesse, vous trouverez ci-dessous quelques exemples de points critiques qui pourrais malheureusement vous faire changer d’avis qu’en aux choix de cette solution pour votre environnement de travail.

Un administrateur Google Apps ne peut pas :

  • Avoir accès aux Drive de ses utilisateurs
    Combien de fois j’ai du répéter à mes utilisateurs de bien mettre les fichiers dans les répertoires partagés et non pas à la racine de leurs Drive, je pensait cependant qu’avec les Google Apps j’allais pouvoir accéder à leurs Drive afin de palier à ce problème, et bien NON …(pas sans leurs mot de passe)!
  • Avoir accès aux Mails de ses utilisateurs
    De la même façon que précédemment, je ne compte pas le nombre de mails qui aurais dû m’être transférés et que je n’ai jamais reçu! Et encore une fois en tant qu’administrateur, ne je peut malheureusement pas accéder aux boites mail de mes utilisateurs …(pas sans leurs mot de passe)!
  • Une gestion des appareils… qui ne sert strictement à rien!!
    Google à mis au point un truc super !! une gestion des appareils qui ont le droit de se connecter aux Drive, l’idée dans le cas présent étant d’autoriser momentanément un commercial d’accéder à son compte Drive à partir du poste d’un client! Et pour éviter le cas ou le commercial « oublie » de se déconnecter (…) désactiver cette autorisation peu après!
    Super me direz vous!!  … oui … (sauf que ça ne marche que sur les smartphone et encore à conditions que ceux-ci soit sous Android) En gros : Totalement inutile!
  • Le service d’assistance téléphonique
    Enfin mention spécial aux « Google Génius » (le service client google… je suis pas sûr que c’est l’appellation officiel ^^), la première chose que je souhaite dire c’est qu’il sont réellement à votre écoute (sans rire!), j’ai pu avoir 3 personnes différentes en 2 jours et chacun d’eux à fait son maximum pour me renseigner se passant la mains quand mes questions dépassait leurs connaissances. A deux reprises, ils m’ont même rappelés de leurs chef car entre eux (sûrement durant leurs pause 😉 ) ils avais parler de mes problèmes et tenter de trouver une solution.
    Le seul point négatif dans l’histoire c’est en étudiant pendant 3 jours l’outils Google Apps par moi même, j’en connaissait plus qu’eux sur leurs propre job (ça fait un peu peur…) si bien, qu’a chaque appel c’est moi qui leurs présentait les limites de leurs applications, dont je n’ai eu au final aucune solutions à mes problématiques.

Au final

Les outils google sont une véritable aide dans une entreprise qui souhaite partager des documents et effectuer dessus un travail collaboratif de tout les jours. Cependant de nombreux points noirs sont encore au tableau et j’espère que dans l’avenir Google saura adapter sa solution pour une plus grande souplesse.

Je terminerais cet article par quelques souhaits, (dans le cas ou un développeur de chez google lit cet article… on peut rêver ^^) :

  • Faite une application Google Drive pour Linux (sérieux, pourquoi sous Windows, sous Mac et pas sous Linux ?)
    Note : il y a bien des outils non-officiel existant, mais je vous déconseille de les utiliser dans un environnement de travail en entreprise (de nombreux bugs y sont présents)
  • Ajouter de VRAIS options de gestion pour l’administrateur des Google Apps : Un administrateur …administre, il peut donc TOUT faire !!
  • Enfin, supprimer cette gestion d’appareil mobile complètement inutile et remplacez-la par une gestion des appareils (Tous les appareils) basé sous l’adresse MAC / IP (ou même sous un système de token avec une durée limitée ou non), je sais pas, mais un truc utile pour de vrais!

Voila, c’est ainsi que se termine cet article : un retour d’expérience sur une migration vers les Google Apps, j’espère que cette lecture vous aura éclairé si comme moi vous souhaitez un peu d’ordre dans votre gestion collaborative au quotidien!

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Partenaires

Cekome Graal Network Panoramaweb